Proceso 01
Onboarding Tecnológico
Desde la solicitud de alta hasta el registro de activo. Diferencia dos rutas según el tipo de equipo asignado.
1–7
días hábiles SLA
RRHH / JD
IT (RIT)
Compras / CXP
Activo Fijo (RAF)
Punto de decisión
1
Solicitud de alta
RRHH genera tarea en Asana · info completa del colaborador
2
Clasificar prioridad y nivel
Urgente / Planeada · Nivel de información del puesto
¿Tipo de equipo?
Define la ruta del proceso
Ruta A · ETP TDI
3
Requisición por tabulador
RIT propone equipo según puesto y valida con JD
¿Hay stock?
RAF revisa inventario
5
Proceso de compra
Compras · CXP · OC · SDP · Vo.Bo. en ERP
6
Configuración técnica
RIT · antivirus · apps · red · cuenta Microsoft/Apple
Ruta B · ETP Propio
⚠ Marco LFT: El colaborador elige voluntariamente. TDI no puede condicionarlo.
3
Carta de Uso Voluntario
Colaborador firma antes de operar. RAF no registra como activo TDI.
4
Accesos restringidos
Máx. Nivel Medio · VPN siempre obligatoria · sin descarga local
5
Software mínimo por RIT
Solo apps corporativas requeridas. Sin configuración completa.
Costos de reparación: a cargo del colaborador. TDI no absorbe.
4
Accesos y licencias
RIT gestiona correo, Adobe, Asana y demás según nivel de información
7
Entrega formal
Acuse firmado · testigos · etiqueta Snipe-IT · entrega a RAF
8
Registro de activo
RAF en ERP · RIT en Snipe-IT · solo aplica ETP TDI
✓ Alta completada
Proceso 02
Offboarding Tecnológico
Recuperación segura de equipos y revocación de accesos. Cero margen de error en cierres.
≤3
días para accesos bloqueados
RRHH / JD
IT (RIT)
Activo Fijo (RAF)
Acción crítica inmediata
1
Notificación de baja
RRHH genera tarea en Asana · fecha · tipo equipo · nivel de info
2
Respaldo de información
JD define qué resguardar · valida en Drive/Asana · ≤ 2 días hábiles
¿Tipo de equipo en baja?
ETP TDI o ETP Propio
Ruta A · ETP TDI
3
Colaborador entrega a RIT
En coworking el día de baja · RIT verifica estado físico
RIT entrega a RAF → Bodega
Acuse firmado · original en cajón de Administración
Registro Asana + Snipe-IT
Proyecto "Entrega de Equipos" · acuse digital adjunto
Ruta B · ETP Propio
3
Colaborador recupera su equipo
El mismo día de baja · no se genera acuse de recuperación de equipo
RIT elimina accesos remotamente
Desinstala software corporativo · revoca cuentas y VPN
RAF no registra movimiento de activo. Solo se documenta la eliminación de accesos.
4
Bloqueo total de accesos
Inmediato al recibir instrucción de RRHH · correo · Drive · Asana · licencias · sistemas
5
Respaldo de correo
RIT · 3 días hábiles post-baja · permite a JD confirmar info completa
6
Limpieza y formateo
RIT · 1 día hábil · equipo listo para reasignación o baja definitiva
7
Baja de cuentas
Correo · licencias · recordatorio mensual automático en Asana
Destino del equipo recuperado
Stock disponible
RAF actualiza ERP y Snipe-IT. Listo para reasignar.
Requiere reparación
Se activa Proceso de Composturas (Sec. 9). Queda en bodega.
No funcional / obsoleto
RAF inicia baja de activo en ERP. Dir. aprueba destino final.
✓ Baja completada y documentada
Proceso 03
Reparaciones y Composturas
Diagnóstico, gestión y entrega. El tipo de equipo define quién absorbe los costos.
≤7
días hábiles máximo
Usuario / Solicitante
IT (RIT)
Compras / CXP
1
Ticket en ERP
Usuario levanta ticket · RIT confirma recepción e inicia proceso
2
Diagnóstico técnico
RIT analiza el equipo · ≤ 2 días hábiles · genera tarea en Asana
¿Requiere compra?
pieza, reemplazo o proveedor externo
No · Reparación directa
RIT resuelve internamente
Coordina con usuario · recibe y entrega equipo directamente
Sí · Proceso de compra
Activa flujo de compra
Compras · CXP · OC · SDP · Vo.Bo. en ERP
ETP Propio: el costo es del colaborador. TDI no gestiona ni paga.
4
Entrega al usuario
Central W o envío foráneo · acuse solo si es equipo diferente al propio
5
Registro
RIT actualiza sistema interno y Snipe-IT · cierra ticket en ERP
✓ Reparación cerrada
Proceso 04
Reemplazo de Equipo
Sustitución del equipo actual por uno nuevo. Incluye recuperación y destino del activo anterior.
1–5
días config. y entrega
Usuario
IT (RIT)
Activo Fijo (RAF)
Compras / CXP
1
Ticket en ERP
Usuario solicita reemplazo · RIT confirma e inicia evaluación
2
Evaluación y diagnóstico
RIT revisa equipo actual · ≤ 1 día hábil desde recepción
¿Hay stock disponible?
RAF revisa inventario
Sí · Asignación directa
Asignar desde inventario
RAF actualiza Snipe-IT · proceso rápido sin compra
No · Proceso de compra
Activa flujo de compra
Mismo flujo Compras · CXP · OC · SDP · Vo.Bo. ERP
4
Configuración técnica
RIT configura nuevo equipo · 1–5 días hábiles
5
Entrega + recuperación simultánea
RIT entrega nuevo · recibe anterior · acuse firmado · testigos
Destino del equipo anterior
Funcional → Stock
RAF actualiza ERP y Snipe-IT. Disponible para reasignar.
Dañado → Reparación
Proceso Sec. 9. Bodega hasta evaluación de RIT.
Obsoleto → Baja
RAF inicia baja en ERP. RAF + Dir. aprueban destino final.
6
Registro de nuevo activo
RAF en ERP · RIT en Snipe-IT · ≤ 1 día hábil post-acuse
✓ Reemplazo completado
Gobernanza
Comité de Tecnología y Seguridad Operativa
Revisión bimestral de incidentes, activos, licencias y accesos. Coordinado por RIT.
Bimestral
frecuencia de reunión
< 72h
Tiempo promedio entrega de activos en onboarding
100%
Bajas con accesos revocados el mismo día
100%
Equipos inventariados en Snipe-IT / ERP
0
Cuentas activas de ex-colaboradores al cierre mensual
100%
Colaboradores con acuses de recibo firmados
↓
Incidentes de seguridad: tendencia descendente
Comité CTSO
💻
RIT
Coordinador del Comité · presenta KPIs e incidentes
👥
RRHH
Altas, bajas y cumplimiento LFT
🏢
Dirección General
Accountable final · aprueba cambios al proceso
📦
Activo Fijo (RAF)
Estado de inventario y activos
🛒
Compras
Solicitudes de compra relevantes
💰
Finanzas / CXP
Licencias activas y presupuesto tecnológico
📋 Agenda estándar — cada sesión bimestral
Revisión de incidentes de seguridad del período
Estado de activos: inventario, asignaciones, bajas
Licencias activas vs. colaboradores vigentes
Revisión de accesos pendientes de cierre
KPIs de IT (ver tabla de indicadores arriba)
Solicitudes de compra tecnológica relevantes
Propuestas de mejora al proceso por cualquier integrante
Cumplimiento LFT equipo propio — semestral
⏰ Recordatorios automáticos (Asana): Cierre mensual de cuentas pendientes · Actualización de grupos de correo por altas y bajas · Revisión trimestral de licencias activas vs. colaboradores vigentes. Responsable: RIT. Accountable: Dir.